王伟的博客

Excel在我们工作当中使用的非常频繁，但大多数人仅用它来进行编辑表格等简单操作。其实Excel的功能远远比我们想象的要强大。上个世纪，我们承办第一次职称计算机考试的时候，我做数据库维护的工作。当时就已经感觉到了Excel的强大，因为关于Excel的试题，我基本都不会。

最近在帮助我们财务整理数据的时候，利用Excel的函数，快速的完成了任务，再次感受到Excel的好处。

在整理关于新生各个数据的时候，首先需要把各个部门上报的数据进行统一：宿管部门的房间分配、教务的新生名单、财务的学费标准、银行的代扣数据。。。各个数据整合到一个excel表中。然后将统一好的表下发给各相关部门。这些表仅有两个共性：1、均为Excel表；2、均有学号。

刚开始的时候，并没有想到使用函数。因为大多数的表里面，存在第3个共性：人数是一致的。首先将每个表按照“学号”升序排序，然后复制/粘贴到同一表格里就ok了。但是，这里需要注意一个问题：单元格的格式会导致错误！最常见的问题是看不见的“空格符”。由于Excel并不像标准数据库那样定义每列的数据类型，这就容易导致不同来源（不同人操作）的Excel表格里，貌似“一样”的数据，其实并不相同。大家可能会有类似的经历，利用Excel排序得出的表格，往往不是我们想象的那样。OK，排除这一情况，加上后期的人工校验，虽然麻烦了一点，但仍然可以得到我们想要的结果。比如：将学生名单、房间号、收费标准、学费合并成一个统一的数据表。

我们注意到，上面统一数据的一个前提是：各个表的行数是一致的！那么问题随之而来：银行代扣金额部分如何处理？我们知道，在新生报到的时候，学生全部通过银行代扣完成，这种理想化的情况是不存在的。那么在银行代扣表里只有部分学生名单，无法使用上面的办法来操作了。这时候，需要利用Excel自身的函数来解决。其实上面的那种情况，利用Excel函数解决也是最好的办法。

这里我们要用到的函数是Vlookup（垂直查找）函数。假设Excel中存在两个工作表A和B：

A是包含完整学生名单的表，共A~F这6列，A为学号列；

B是包含部分学生名单的银行数据的表，B中第一列是学号、第二列是代扣金额；

两个表第一行都是表头;

共9000名学生。

那么在A表“G2”单元格的值为：vlookup(A2,B!A2:B9001,2,False)。

这里，函数使用了4个参数，语法如下：
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

Lookup_value： 为需要在数组第一列中查找的数值。本例中要查找学号。

Table_array： 为需要在其中查找数据的数据表。本例中，在B表的A2:B9001这个矩阵中查找与A表学号相同的行。

Col_index_num 为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。本例中为2，即，返回找到行第二列的数值（银行代扣金额）。

Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。本例中为 FALSE，将返回精确匹配值。如果找不到相同学号，则返回错误值 #N/A。

A表的G3~G9001单元格的函数，除了第一个参数需要改为对于行的第一列外，其余值均一样。这样，通过Vlookup函数即可很快的返回我们想要的表。

同时，我们只需要核对值为#N/A的单元格即可。某些#N/A值也可能是“看不见的空格”等问题造成的。

这里只是Vlookup函数的一个简单应用，类似功能的函数还有lookup、Hlookup，详细参数设置及应用可参考Excel帮助文档。

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